Кадровые документы работника


Кадровые документы работника

Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции


Для военнообязанных, пребывающих в запасе, – военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу; документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки); медицинскую справку (для несовершеннолетних).

Для лиц, поступающих впервые на работу, отдел кадров оформляет трудовую книжку, а бухгалтерия – свидетельство государственного пенсионного страхования. Если у кандидата отсутствует трудовая книжка (утрата, порча или иная причина), то по письменному заявлению этого лица сотрудник отдела кадров оформляет ему новую трудовую книжку. Сотрудник отдела кадров, отвечающий за оформление документов при приеме на работу, обязан:

Перечень необходимых кадровых документов

Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда. График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т.

п. К этому виду документации относятся: • распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника; • информационно — расчетные документы; • официальная внутренняя переписка; • журналы (книги) учета и регистрации документов. Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности.

Кадровое делопроизводство и документы

Различные аспекты кадрового учета, движения персонала и управления им, а также учет отработанного времени, традиционно входит в сферу кадрового делопроизводства. Для тех, кому предстоит организовать кадровое делопроизводство с нуля, в этой статье предложены пошаговые инструкции.

Образец внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу Кадровые документы — это документы не просто фиксирующие движение персонала в организации.

Каждый из них имеет определенную юридическую силу.

И прежде всего, определяет и фиксирует права и обязанности сотрудников. При возникновении различных спорных ситуаций кадровые документы будут служить доказательством правоты работодателя. Например, правила рабочего распорядка позволят обосновать применение дисциплинарного взыскания за допущенное сотрудником нарушение.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

В частности, это могут быть:

  1. положение о персонале;
  2. инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
  3. альбом форм документов по учету кадров;
  4. положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
  5. должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
  6. положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
  7. коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

А при отказе не подходящему кандидату в приеме на работу будет полезно сослаться на существующую должностную инструкцию.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ К таким документам относятся:

  1. прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах.

Обязательные кадровые документы в 2020, наличие которых важно контролировать руководителю

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО. Трудовые договоры. С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности.
Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д.

Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору. Важно! С целью экономии на страховых взносах многие заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор.

Особенности кадрового делопроизводства

На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба.

Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

  1. внутреннее перемещение работников;
  2. регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
  3. оформление приема на работу;
  4. иные.
  5. увольнение;
  6. организация трудового процесса;

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Его основные цели представлены в таблице: Направление кадровой работы

Обязательная кадровая документация

По степени обязательности:

  1. обязательные документы — для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;
  2. специфические документы — зависящие от специфики конкретного учреждения.
  3. рекомендательные документы — носящие рекомендательный характер;

2.

По целевой принадлежности:

  1. документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.
  2. документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);

3. По функциональному назначению:

  1. внутренние локальные нормативные акты — определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);

Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии

д. А также к учету кадров относится:

  1. ведение воинского учета;
  2. организация труда и другие моменты.
  3. регламентация трудовых отношений;
  4. создание и регистрация различных (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);

Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам.

Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии. Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию. Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель.
Самые распространенные варианты:

Отдел кадров в организации А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

№ 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи: ● организация труда работников; ● заключение трудового договора и прием на работу; ● перевод на другую работу; ● предоставление работникам отпусков; ● поощрение работников; ● наложение на работников дисциплинарных взысканий; ● аттестация работников; ● ведение штатного расписания; ● учет использования рабочего времени; ● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни; ● оформление служебных командировок; ● прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Рекомендуем прочесть:  Дарение земельного участка жене

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении.

Кадровые документы: необходимо и достаточно

А пока приводим список и краткую характеристику основных кадровых документов, которые регламентируют трудовые отношения. Документальное закрепление структуры и штата предприятия Название документа Содержание (наполнение) Структура и штатная численность Документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия.

Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Служит основанием для составления штатного расписания Штатное расписание (форма Т-3 в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты) Документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей (в указанном выше порядке), а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и по организации в целом.

Обязательные кадровые документы

О правилах заполнения мы писали в статье ;

  • медицинская книжка. Она необходима, если работа сотрудника связана с вредными или опасными условиями труда.

    О том, и , вы узнаете, пройдя по ссылкам;.

  • документы об образовании, чтобы определить, соответствует ли образование будущего сотрудника требованиям .

    Также предлагаем вам ознакомиться с материалом о том, как внести ;

  • по форме Т-1;
  • личная карточка работника (форма Т-2). Бланк данной формы можно найти в нашей статье .
  • Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с и своевременно провести для него !

    В ходе трудовой деятельности работник может быть переведен на новую должность. В этом случае составляются следующие бумаги:

    1. приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5). Ознакомиться с тем, как выглядит образец заполнения данной формы, вы можете в ;
    2. дополнительное соглашение.

    Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП

    N 1 Во всех случаях – обязательно 3 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г.

    N 69 Во всех случаях – обязательно 4 Должностные инструкции по каждой должности Единый тарифно-квалификационный справочник Обязательны, если должностные обязанности не отрегулированы в трудовых договорах либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора 5 Положение о защите персональных данных работников Статья 86 Трудового кодекса РФ Во всех случаях – обязательно 6 Положение об оплате труда премировании работников Раздел VI Трудового кодекса РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не отрегулированы в трудовых договорах 7 Положение об аттестации работников Статья 81 Трудового кодекса РФ Обязательно, если эта процедура проводится 8 Инструкции по охране труда по должностям (профессиям) Раздел X Трудового кодекса РФ

    Кадровые документы, которые должны быть в организации

    Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст. 212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда.

    Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ.

    Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.

    См. материал об обосновании издержек .