Как определтить сроки хранения кадровых документов


Сроки хранения документов


Такое определение дано в статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Именно этот закон о сроках хранения документов устанавливает срок хранения кадровых документов в организациях. Справка

  1. личные дела;
  2. приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
  3. формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.
  4. табели учета рабочего времени;
  5. личные карточки;
  6. лицевые счета;
  7. списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (ходатайства, справки, анкеты);
  8. трудовые договоры;
  9. документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты);
  10. документы, подтверждающие вредные условия производства;
  11. данные по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии);
  12. ведомости по начислению зарплаты;

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п.

1 ст. 17 данного Закона. Архивным документом согласно п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства.

В качестве основного нормативного документа при определении

Хранение кадровых документов в организации 2020

Читайте также: На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими.

Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер. Существует несколько правил формирования дел кадровой документации Правило 1.Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Правило 2.Ведение дела начинается с момента подшивки в него даже одного документа. Правило 3.Оформляется обложки дела.

На обложке указываются следующие реквизиты:

  1. номер дела;
  2. полное наименование структурного подразделения;
  3. полное наименование организации;
  4. срок хранение документов.
  5. заголовок дела;

Правило 4.В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы.

Правило 5.В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев. Правило 6.В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году.

Каков срок хранения кадровых документов в организации

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании).

К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником. На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы.

Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).

С 13.03.2016 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу. Подробнее об этом – в материале . На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах.

Рекомендуем прочесть:  Расчет енвд для ип при автосервисе

Личная карточка работника

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения? Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов? Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации? После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.
На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия? При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем.

Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Бухучет инфо

Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом

  1. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182
  2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв.

Главархивом СССР от 15.08.1988

  • утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации
  • Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

    Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год. ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

    Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню. ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения: подразделение организационных

    Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи


    Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

    Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы.

    Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали.
    В связи с этим возникли разногласия.

    По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

    По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

    Сроки хранения кадровых документов

    ;

  • закон об архивном деле от 22.10.2004 г. №125-ФЗ;
  • Указ Президента РФ от 04.04.2016 №151;
  • Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).
  • Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:

    1. предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
    2. связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.

    В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:

    1. документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся и документы по кадровым функциям).
    2. копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, , документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);

    Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:

    Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?

    22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу», где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).

    1. созданные до 2003 г.

    Срок хранения – 75 лет; не изменился;

    1. созданные начиная с 2003 г.

    Срок хранения — 50 лет; изменился;

    1. образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

    Срок хранения — 75 лет; не изменился.

    Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

    Новшества в сроках хранения кадровых документов

    При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности.

    Наша справка Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций. Документы по личному составу, созданные до 2003 г.
    Такая экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией организации (далее — ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК), создаваемой в организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации <*>.

    Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии <*>. На заметку Для некоторых документов в сроках хранения имеется пометка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) <*>. Это означает, что по решению ЭК (ЦЭК) срок хранения таких документов и дел может быть продлен <*>.

    Документы в организациях формируются в дела <*>. С момента образования дел и до передачи их в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту их формирования <*>.

    Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов

    Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов. Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с п.п.

    8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле.

    Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) организации

    Сроки хранения кадровых документов

    Для получения консультаций по данному направлению нашей работы свяжитесь с менеджерами по телефонам или e–mail из раздела «Контакты» или воспользуйтесь онлайн-чатом.

    Источник: http://kg-gk.ru/articles/sroki-hraneniya-kadrovoj-dokumentacii-skolko-neobhodimo-hranit-dokumenty-kadrovogo-deloproizvodstva Каждому работодателю важно знать о том, какие сроки хранения приказов по личному составу имеют место.

    Ведь сохранность документации – это ответственность, которую берет на себя каждая компания. Она должна не только собирать информацию по личному составу сотрудников, но и обеспечивать ее хранение. Причем в обязательном порядке.

    Только далеко не всем известно, что подразумевает данная документация.

    И уж тем более, многим непонятны принципы хранения и учета приказов по личному составу. Все подробности относительно данных вопросов представлены далее.

    Они помогут понять, сколько и как именно хранится информация о сотрудниках, а также прочие документы, которые можно отнести к документации по личному составу.