Пометка у журнале учета трудовых книжек что отправлена по почте


Что мы должны указать в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей?


Если же, сотрудник при приеме предоставил Вам трудовую книжку с вкладышем, но он не вшит, то номер трудовой, номер вкладыша и номер вкладыша который будете заводить Вы, внесите отдельными строками. Подробности в материалах Системы:

  • Ответ: Как учитывать и хранить трудовые книжки

Учет трудовых книжек Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения ( Правил, утвержденных ).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек.

Первая из них – ( к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – ( к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г.

В книге обязательно

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: рекомендации по ведению

В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему организации.

№ 69). Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя.
Таким образом, само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба организации должна вести большое количество регистрационных книг и журналов. Следует отметить, что, как правило, эти книги и журналы не имеют строго определенной обязательной формы.

Однако из этого правила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых книжек. Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши – в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оформляемой кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших организациях). Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69.

Как правильно оформить запись об отправке в журнале движения трудовых книжек?

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч.

6 ст. 84.1 ТК РФ). Если трудовая книжка была направлена по почте сотруднику, давшему письменное согласие на ее отправку, и при этом в период доставки она была потеряна, то ответственность будет нести почтовая служба (Почта России или иной оператор почтовой связи, услугами которого воспользовался работодатель) ().

Таким образом, с работодателя ответственность за потерю трудовой книжки снимается, при условии что факт отправки подтвержден квитанцией по установленной форме. С дальнейшими претензиями сотруднику следует обращаться в почтовую службу.

Журнал учета движения трудовых книжек

Отсутствие документа рассматривается как нарушение законодательства.

В этом случае компаниям грозит штраф по . Минимальный штраф по ней для должностных лиц и ИП — 1000 рублей, для организаций — 30 000 рублей.

По закону, даже если книга не имеет пустых страниц, она не сдается в архив до тех пор, пока все графы в ней не заполнены. Для внесения сведений о новых сотрудниках открывается дополнительный документ. Готовый к использованию журнал учета трудовых книжек скачать бесплатно возможно в нашем материале.

Журнал трудовых книжек и вкладышей в них заполняется по правилам, установленным .

Форма документа дана в . Правильно оформленная книга учета соответствует нескольким требованиям. Во-первых, она должна быть в твердом переплете.

Во-вторых, документ необходимо прошнуровать, страницы — пронумеровать, а концы шнура — опломбировать.

Руководитель организации заверяет книгу своей подписью, уточняя количество пронумерованных и прошнурованных листов в ней.

Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек

При регистрации документа происходит включение его в информационно-поисковую систему фирмы по присвоенному ему регистрационному номеру. Понятие о регистрации документов, значение этой процедуры с юридической стороны и значимость процесса в делопроизводстве показывают, что кадровой службе любой организации приходится работать с большим числом регистрационных журналов и книг, которые в большинстве случаев не имеют строгой формы.

Исключением является журнал, регистрирующий трудовые книжки.

Приходно-расходная книга, предусмотренная в бухгалтерии, содержит информацию о вкладышах и бланках книжки, тогда как в книге учета движения хранятся данные о заполненных бланках книжек и их вкладышей. Вся эта работа ведется людьми из кадровой службы или теми, кто является ответственным за кадровое делопроизводство.
Ранее, до 1974 года, форма книги о движении трудовой документации имела 14 граф, но после постановления Минтруда России был введен новый образец, включающий в себя на одну графу меньше.

Трудовая книжка по почте

Конечно, нередко случаются ситуации, когда работник попросту не хочется лишний раз напрягаться, приезжая в офис, но обязанность выдавать трудовые бланки на руки всем работникам является прямой обязанностью любого начальника. Отправка трудовой книги почтой — достаточно рискованный шаг, ведь никто не знает, проживает ли человек по предыдущему адресу, и сможет ли получить на руки свой документ. Но Трудовым Кодексом РФ четко определены правила, что трудовая книжка после расчета с предприятием должна обязательно выдаваться на руки бывшему сотруднику, даже в том случае, если она ему уже фактически и не требуется.

В пунктах ниже будут рассмотрены варианты, как можно соблюсти все правила Законодательства и передать документ человеку, сняв с себя ответственность за его хранение. Законом не запрещается отправка трудовых книжек по почте на тот адрес, который работник указывал при поступлении на работу.

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.

Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.

В данную книгу записывают:

  1. трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
  2. книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
  3. вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.

Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша. Эти две даты редко совпадают, поскольку:

  1. согласно п.
  2. согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем. Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек. О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале .

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек. Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

Как в журнале движения трудовых книжек сделать запись о дубликате?

В книге учета движения трудовых книжек в строке с записью об этой трудовой книжке, сотрудник должен поставить дату ее получения на руки и свою роспись.

В случае если старая трудовая книжка утеряна, то в книге учета в строке с записью о старой книжке поставьте пометку, что сотруднику оформили дубликат. При увольнении из организации сотрудник должен будет расписаться в получении дубликата трудовой книжки на руки уже в строке с записью о дубликате. Подробности в материалах Системы Кадры:

  • Ответ: Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

является обязательным для заполнения документом.

Если книга ранее в организации не велась, то ее необходимо оформить.

Форма книги приведена в , утвержденном . В первую очередь оформите титульный лист книги. Для этого укажите наименование организации, дату начала ведения книги.

Затем пронумеруйте, прошнуруйте, заверьте подписью руководителя организации, а также скрепите сургучной печатью или опломбируйте.

Какие записи делать в книге учета трудовых книжек при увольнении?

В случае если в день увольнения работник по тем или иным причинам отсутствует на предприятии либо отказался от получения трудовой книжки, об этом работодателем составляется соответствующий акт.

Так же в акте можно указать пункт о том, что приказы об увольнении так же не подписаны, в связи с отсутствием работника. Работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать свое согласие на пересылку документа по почте.

Подчеркнем, что пересылка трудовой книжки по почте допускается только с согласия работника, выраженного в письменной форме. О читайте подробнее по ссылке.

Таким образом, пока работник не придет за трудовой книжкой или не даст письменное заявление на отправку ее по почте, никакие записи в книгу учета движения трудовых книжек не вносятся. Когда работник придет за трудовой книжкой, сделаете отметку о фактической дате выдачи трудовой книжки.

Книга учета движения трудовых книжек

На обложке:

  1. дата начала и окончания ведения.
  2. полное наименование организации;

Этих сведений достаточно.

Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников. Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек: Шаг 1.

В первый столбец вносим порядковый номер. Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки.

При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме.

Заполняем книгу учета движения трудовых книжек

В данной статье рассмотрим порядок ведения книги учета движения трудовых книжек. Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69. Эта форма содержит 13 граф, которые должен заполнять работник, ответственный за ведение этой книги. Изготовить Книгу работодатель может самостоятельно. Возможно, например, использовать тетрадь и внести в нее все предусмотренные 13 граф.

Можно распечатать книгу на специальных листах, а затем прошить их. Обратите внимание! Все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п.41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г.

№ 225). Инспекторы ГИТ при проведении проверок очень часто обращают внимание на порядок оформления Книги учета движения трудовых книжек и проверяют наличие сургучной печати или пломбы.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).